Visor de obras.

  —85→  

La dedicación, el cariño por nuestra especialidad, no pueden cerrarnos los ojos ante problemas viejos ya: improvisar parece ser la tónica administrativa del bibliotecario, por lo menos hasta hace muy poco tiempo; y el problema no es exclusivo de México. Lo mismo puede afirmarse sobre las escuelas de bibliotecología y sus programas, orientados hacia la catalogación y realización de investigaciones bibliográficas, a teorizar sobre la naturaleza y organización del documento per se, lo que deja de lado al elemento más importante de su sistema: el lector o usuario.

Estudiar lo anterior no concede patente para comprender la naturaleza del conocimiento contenido en este documento, ni para asimilar las modernas concepciones sobre la administración, o la compleja estructura de la biblioteca moderna y los no menos complejos procesos que tienen lugar en la sociedad actual, especialmente los fenómenos de producción, flujo y depósito de la información.

Lo mismo se aplica para el coleccionista de libros. El sentir cariño por un objeto de cultura no sirve para averiguar cuáles son las actitudes y las demandas de información de los usuarios. El bibliotecario más que ideal es el que, además de cumplir con sus labores rutinarias, conoce las necesidades de sus usuarios, sus intereses, que se traducen en demandas de información, las fuentes que las resuelven, y al mismo tiempo las tendencias del medio en constante devenir, tanto en lo social como en lo intelectual.

Borges sugiere: «El Universo (que otros llaman biblioteca) se compone de un número indefinido, y tal vez infinito, de galerías hexagonales», y más adelante: «Memoria de indecible melancolía:   —86→   a veces he viajado muchas noches por corredores y escaleras pulidas, sin hallar un solo bibliotecario» (La Biblioteca de Babel). Esta ficción no se aleja mucho de la realidad.

Maurice B. Line sugiere la necesidad de una desmitificación del trabajo bibliotecario; misticismo que parece llevarnos por un camino eminentemente técnico, que de cierta manera irá perdiendo vigencia en la medida en que el empleo de las computadoras se vaya introduciendo en los procesos.

Si deseamos operar y poner a funcionar bibliotecas como sinónimo de entidades promotoras de la industria de la información y de la lectura, deberemos adoptar nuevos métodos y técnicas de disciplinas relacionadas, que incluyan a la publicidad para poder anunciar nuestro producto a la manera de editores, publicistas y empresarios, a la psicología, para aplicar técnicas para estudiar motivaciones de quienes utilizan nuestras bibliotecas. Con esta nueva mentalidad de sistemas, podemos afirmar que en toda actividad bibliotecaria se identifican tres elementos: 1) el mundo de la producción bibliográfica, 2) el usuario y su entorno social y 3) la administración que estudia y pone en contacto a los dos primeros.

Donald J. Urquhart, visionario inglés que ha revolucionado el sistema bibliotecario de su país, propone cuatro leyes básicas para el buen funcionamiento de las bibliotecas.

Toda biblioteca existe para enfrentar las necesidades de información de sus usuarios, tan económicamente como sea posible. El enfoque más sencillo para el uso de la biblioteca es el que mejor funciona. Toda organización que opera un servicio, tiene la responsabilidad de medir su eficiencia. La investigación no es excluyente ni sustituye al sentido común.

(citado por Enright: 63)

Shera (1972) atribuye el origen del problema a la misma práctica académica, porque se piensa en la bibliotecología como oficio y se ha dado a su ejercicio una orientación fundamentalmente práctica. La obsesión por los procedimientos ha impedido adentrarse en la teoría del conocimiento para encontrar sus bases filosóficas.   —87→   No se puede aceptar la posición de «el libro por el libro mismo», porque por importante que pueda ser la página impresa, es apenas una parte de la experiencia intelectual de la humanidad.

El concepto que considera a la bibliotecología como mero acopio y almacenamiento de documentos debe quedar atrás. Dentro de la evolución del conocimiento y de la información, la biblioteca debe ser el proceso dinámico del fenómeno pregunta-respuesta y el análisis del contexto en el que tiene lugar (en la figura 4.1 se ilustra este fenómeno en su medio).

Relacionar la función bibliotecaria con el medio evita que las actividades se desarrollen per se y permite dar el verdadero sentido de servicio que la biblioteca presta a la comunidad, al lado de muchos otros.

El carácter masivo de la comunicación actual plantea el reto de desentrañar, entre las noticias que se reciben diariamente, aquello que represente la información pertinente e indispensable para conservar una forma personal de apreciación del mundo en que vivimos y poder dejar de lado los estereotipos que esos medios ofrecen de manera sutil.

Problema semejante se le presenta al profesionista, quien requiere de mecanismos que le permitan detectar, de entre la abundante literatura que se publica en su área, aquella que lo mantenga actualizado. Lo ideal sería que pudiera contar con sistemas de información administrados por especialistas que le ofrecieran en forma sistemática, eficiente y oportuna, los materiales documentales, o la síntesis de ellos.

Porque el conocimiento ha demostrado ser una forma de poder, un recurso que, al igual que el económico y el tecnológico, son vitales para el desarrollo y la toma de decisiones, independientemente de la especialidad de que se trate. Saracevic (1978) señala la necesidad de establecer un balance ecológico para la información científica, y en apoyo a su teoría menciona los desequilibrios que periódicamente ha sufrido ese balance.

A principios de este siglo, el aumento de científicos originó el desarrollo de la colaboración interdisciplinaria y acentuó la

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FIGURA 4.1

Esquema de las interacciones entre los sistemas Usuario-Biblioteca*

* Adaptado de Saracevic (1973).

  —89→  

especialización, factores que dieron lugar al aumento de la producción bibliográfica, que a su vez redundó en la necesidad de emplear formas más racionales en la selección cualitativa de la información, como es la elaboración de índices y resúmenes.

El mismo autor predice la creación de una verdadera «industria de la información», que se comportará conforme a las leyes de la oferta y la demanda, y de cuyo equilibrio seremos responsables tanto los bibliotecarios como las personas involucradas en este sistema.

Antes de estudiar al sistema bibliotecario como parte de la transmisión del conocimiento en la sociedad, es necesario conocer las causas y efectos de esa comunicación, para que en función de ellos se tenga una idea más clara de la labor que el bibliotecario realiza.

Teoría biológica de la comunicación

En el campo de la biología se acepta actualmente que una especie, para sobrevivir, debe ser capaz de aceptar modificaciones en su morfología, en su conducta o en ambas. Estas adaptaciones pueden ser de dos tipos: filogenéticas cuando afectan la fisiología de su organismo y culturales cuando lo que afectan es su conducta.

Las adaptaciones filogenéticas tienen lugar a través de intervalos largos de tiempo, y se integran a la herencia celular de los individuos. Las culturales, por el contrario, se logran en lapsos relativamente cortos y pasan a formar parte del comportamiento de la especie pero no se heredan genéticamente; para transmitirlas se requiere un proceso de aprendizaje individual.

La más notable diferencia entre la especie humana y otras especies es que, en la evolución de la primera, las adaptaciones culturales son tan importantes como las filogenéticas, al grado de que han llegado a desviarla de su comportamiento natural original. No olvidar que en la actualidad Lumsden y Wilson proponen que este cambio es de carácter biológico también, lo que en cualquier sentido refuerza la importancia de la comunicación.

Como consecuencia de esta tendencia adaptativa, la especie humana, físicamente débil, se enfrenta a su medio en grupo, de tal manera que ese grupo tendrá mayores posibilidades de éxito,   —90→   mientras más cohesiva sea su organización; es decir, mientras mejor sea la comunicación entre sus componentes.

Etólogos como DeVore, Lorenz y Tinbergen han identificado este fenómeno en diferentes órdenes, familias y especies, lo que ha permitido confirmar la necesidad biológica de la información y una forma de adaptación cultural que alcanza características notables en los mamíferos y entre éstos, en forma extraordinaria, en el hombre.

La antigüedad de la comunicación, ligada al avance de la civilización, es en cierta forma la confirmación histórica de la teoría de que mientras más compleja es la civilización, más sofisticada resulta la comunicación y los medios para transmitirla, al mismo tiempo que aumenta su importancia dentro de la sociedad, porque es un componente básico de la conducta y una necesidad indispensable de la especie humana.

Teoría de la información

La comunicación lleva implícita una transmisión de datos que en conjunto e interpretados son información. Shannon y Weaver (1969, 1976) contribuyeron a la conceptualización de la teoría de la información y sentaron las bases para explotar las leyes matemáticas que gobiernan los sistemas diseñados para comunicar mensajes. La expresión correcta para designar a la teoría de la información es en realidad la teoría matemática de la comunicación; es una «ley matemática que gobierna los sistemas diseñados para comunicar información» (Kahn).

Goffman define el proceso de comunicación como «la secuencia de eventos que resultan de la transmisión de información, de un objeto a otro». La idea acuñada por Shannon-Weaver se refiere a la comunicación como proceso estadístico que puede establecerse en términos probabilísticos empleando modelos matemáticos para describir algunos atributos de la información, más allá de la mera concepción semántica que se tiene en mente al hablar de mensajes y su transmisión.

Cherry alude a esta teoría, como la que se refiere a señales en abstracto, independientemente de cualquier uso humano específico, pero no se refiere a la clase de información sino a la cantidad. De hecho, se refiere a una medida de redundancia o pertinencia, por lo   —91→   menos en un sistema de recuperación de información documental, como es el caso de la biblioteca.

Esto es importante en la conceptualización de sistemas, si se considera que todo cambio en su estructura va a reflejarse en modificación de funciones y comportamiento. Quizá con esta base, Belkin y Robertson definen a la información como «aquello que es capaz de cambiar las estructuras» (Belkin).

En bibliotecología, este concepto ha llevado a la bibliometría (ley de Bradford), o la susceptibilidad de medición del comportamiento del documento y a conceptos de relevancia como el que veremos a continuación.

Relevancia de la información

Tefko Saracevic (1978) ha propuesto una teoría relacionada con el porcentaje de conocimiento que se constituye en la información que llena la necesidad de un usuario en una situación determinada. La llamó teoría de la relevancia y en español la hemos adoptado como tal. Pero es necesario aclarar que no corresponde estrictamente a lo que se quiere decir en inglés. En español no son sinónimos relevancia y pertinencia (cosa que sí sucede en inglés), por lo que vamos a tener que analizar este aspecto antes de que comience a estudiarse el fenómeno como concepto.

Saracevic hace la distinción diciendo que relevancia es «la propiedad que asigna ciertas partes de un archivo (e.g. documentos) a una pregunta; y pertinencia es la propiedad que les asigna a la necesidad de información», y que solamente podrían determinar los usuarios (véase el esquema 4.2). Un usuario recupera documentos relevantes sobre un tema pero seleccionará solamente aquellos que son pertinentes a una búsqueda específica de acuerdo con la investigación que realice.

Conceptos complementarios u opuestos al de relevancia-pertinencia son la noción de redundancia o exceso innecesario de información. Significa que un número «X» de símbolos o documentos que se recuperan de un sistema resultarían inútiles, pero podrán utilizarse como medida de funcionamiento de ese sistema.

Un ejemplo sencillo de la redundancia en los idiomas -con las prohibiciones y reglas del lenguaje- son los telegramas, en donde

  —92→  

ESQUEMA 4.2

Distinción entre relevancia y pertinencia en un sistema de recuperación de información*

* Saracevic, 1978, p. 36.

Sí se suprimen términos inútiles y se conservan los esenciales, el mensaje no pierde significado.

La teoría de la relevancia podría aplicarse también al estudio de la obsolescencia de la información. Los nuevos conceptos que se van introduciendo en el conocimiento hacen que otros pierdan vigencia modificando su estructura, funciones y comportamiento. Los nuevos paradigmas adquieren relevancia como núcleo básico de ese conocimiento.

Komatsuzaki plantea la necesidad de una nueva teoría de la comunicación, por la repercusión que en ella ha tenido el desarrollo de los modernos medios de comunicación y la dificultad que existe para medir su efecto. Falta una tecnología para hacer frente a la popularización de esos medios y estudiar -lo que nos incumbe a los bibliotecarios- la utilización de lo que él llama «depósitos» de la información. Hasta ahora, afirma el autor, la información solamente se ha estudiado desde el punto de vista del «flujo» de esa información (véase el cuadro 4.3).

  —93→  

CUADRO 4.3

Ejemplos de enfoque de «flujo» y «depósitos» de la información

Comunicación social

Flujo de la información	Depósitos de la información
Procesamiento de datos	Banco de datos
Medios masivos	Centros de documentación
Comunicación formal	Bibliotecas
Sistemas de información	Archivos administrativos
Memoria del conocimiento	Archivos históricos
Memoria del sistema político	Archivos nacionales
Memoria de la producción bibliográfica por país	Bibliotecas nacionales

Las ciencias de la información, incluida la bibliotecología, se encuentran en una etapa de búsqueda de estructura formal para lograr la validez científica que las relacione con absolutamente todas las actividades humanas. Esto estaría aunado a la creación de modelos que permitan explicar su estructura y funciones, así como ilustrar esas relaciones con el medio y entre sus propios elementos.

Se necesitan teorías que le den congruencia a la enorme cantidad de datos con los que ya se cuenta, pero que requieren de una organización racional. Hacer estudios de comportamiento y actitudes del usuario, preferencias, necesidades de información a todos los niveles, lo que llamamos: perfiles de interés. Conocer los mercados del documento y su movilización y las mejores técnicas administrativas que nos permitan conjuntar ambos elementos.

La biblioteca deberá considerarse a los tres niveles de la comunicación: el informal, porque puede ser parte de las actividades recreativas de la comunidad, lo que llevaría implícito un segundo nivel, masivo, y desde luego, el nivel formal junto con la educación y la investigación (véase la figura 4.4).

Aunque en apariencia cada biblioteca sea distinta, al hablar de grupos de bibliotecas (universitarias, especializadas, etc.) deberá considerarse en primer lugar el servicio que deberá ofrecer de acuerdo al nivel de sus lectores. También se puede adoptar el enfoque cooperativo y considerar áreas comunes como la catalogación que puede ser factor de ahorro, o el préstamo interbibliotecario que extiende el acceso a los acervos de otras muchas bibliotecas similares.

  —94→  

FIGURA 4.4

Elementos y niveles del sistema de comunicación social

Si la educación como servicio significa orientar al individuo en su búsqueda del conocimiento para ser cada día mejor, la biblioteca complementa y refuerza esta labor haciendo asequibles las fuentes que lo contienen. Desde este punto de vista, el servicio bibliotecario se convierte en un proceso continuo y constante en el que se acumula una gran cantidad de materiales documentales que esperan una preparación y operaciones de registro para ser identificados y analizados para quedar disponibles al público que los solicita y requiere para su labor de investigación o cualquier otro fin (véase la figura 4.5).

Desde el punto de vista del enfoque de sistemas, el servicio bibliotecario es un proceso dinámico, flexible y adaptable a todo tipo de cambios, y en el que se identifican objetivos, elementos, estructura organizativa, funciones, comportamiento y un ambiente que contiene a aquélla. De ahí la necesidad de estudiar objetivos, políticas, procedimientos y todos los aspectos de la administración; para que sean congruentes unos y adecuados los otros.

El objetivo de la biblioteca puede resumirse así: adquirir, procesar y poner a disposición de sus usuarios todos aquellos materiales bibliográficos que requieran, en el menor tiempo y al menor costo posibles. Mejorar, en una palabra, la fórmula orientación/disponibilidad entre los documentos y el grupo de usuarios que los soliciten.

  —95→  

CUADRO 4.5

Ejemplo de la biblioteca como sistema*

* De McMahon y Tydeman.

  —96→  

Elementos, estructura y comportamiento.

Los elementos que contribuyen a lograr un mejor servicio son el acervo y los medios de acceso a él, manuales o automatizados; los índices comerciales, los catálogos de editoriales y las bibliografías que ponen al usuario en contacto con el mundo de la producción.

El personal profesional y operativo que se constituye en enlace entre materiales documentales y usuario y en intérprete de sus particulares intereses. Luego las instalaciones, los recursos financieros y el equipo que hacen posible la transferencia de la información. Estos elementos pueden considerarse a nivel interno; hacia afuera tenemos a los proveedores o editores, a las autoridades de las que depende la biblioteca y grupos de bibliotecas semejantes. Y por último, el elemento más importante o razón de ser de la biblioteca: el usuario, alrededor de quien se centran objetivos y actividades.

La estructura se refiere a la forma en que estén coordinados los elementos y las interacciones entre cada uno y de cada uno con el medio. Del funcionamiento óptimo de la estructura depende en gran medida que se logren los objetivos asignados al sistema.

Pero ni elementos ni estructura son suficientes para un funcionamiento adecuado; se requieren mecanismos de control como instrucciones, programas, informes, etc., que se retroalimentan a los objetivos y a las políticas. El comportamiento depende de este control, la estructura depende del funcionamiento y éste, a su vez, depende de los objetivos. En las figuras 4.6 y 4.7 se sintetizan estos conceptos.

La administración y los subsistemas

El empleo del llamado enfoque científico en la administración, que introdujera Frederick Taylor a principios de siglo (Lucas: 14-20), comienza a aplicarse en las bibliotecas en la década de los cincuenta. Podríamos considerar a Ralph Shaw como el iniciador de esta corriente (Shaw).

El auge de la investigación en el área de las computadoras durante los años setenta ha hecho del estudio de las bibliotecas una tarea apremiante. En la actualidad los estudios han proliferado,

  —97→  

FIGURA 4.6

Relación entre comportamiento y control

FIGURA 4.7

Ciclo de respuesta a señales en una organización*

* Cfr. Grindley, p. 5.

  —98→  

ero Goldberg teme que nos estemos quedando en la época del taylorismo. Lo que hace falta, de acuerdo con Heinritz, es llegar a establecer parámetros e indicadores del funcionamiento así como tablas de tiempos y movimientos para cada operación o para la estimación rápida de costos unitarios, de la misma manera que un matemático consulta tablas de funciones trigonométricas.

Hemos venido mencionando que el problema se remonta a la preparación básicamente humanística del bibliotecario y que ha sido uno de los obstáculos para que sienta la necesidad de utilizar enfoques matemáticos en la administración. Un enfoque de este tipo sería útil para estimar el costo-beneficio de los servicios. En su tesis de doctorado, Henry Voos inicia el esfuerzo que tiende a unificar criterios para evaluar las operaciones bibliotecarias, en términos de eficiencia y economía (Voos).

Los subsistemas a través de los cuales la biblioteca lleva a cabo sus funciones son el informativo o administrativo y el bibliográfico. El primero es el apoyo relacionado con las fases de planificación, programación, implantación y control o evaluación de la biblioteca. El segundo se bifurca en dos tipos de actividades: internas y externas; dentro de las internas se encuentran la adquisición, proceso, selección y descarte de los materiales documentales. Las labores externas son el préstamo, la difusión, recuperación y mantenimiento de la colección, y la consulta o proceso pregunta/respuesta que pone en contacto al usuario con sus documentos. A los primeros se les conoce como servicios o procesos técnicos y a los segundos como servicios al público.

Los servicios técnicos tienen pocos nexos con los usuarios; como no sea a través de las solicitudes que éstos hagan de materiales bibliográficos, y posteriormente el diálogo que se establece a través del catálogo -manual o en línea- por medio del cual el usuario recupera aquello que busca. Los insumos son esos materiales documentales que se adquieren por compra, intercambio (canje) o donativo. Su eficiencia depende de las políticas y procedimientos que hagan expedito el proceso. Se miden en términos de eficiencia operativa interna y su efecto es a largo plazo en los servicios a los usuarios. Su objetivo es reducir tiempo y costos en la adquisición y catalogación de materiales útiles y el acceso adecuado a su contenido intelectual y físico para un mejor uso.

  —99→  

El principal objetivo de los servicios al público es la orientación y asistencia para recuperar esos documentos. Los insumos son los materiales procesados que recibe el subsistema de servicios técnicos y su fórmula se dirige a mejorar la relación: accesibilidad/disponibilidad de los mismos.

El producto, en este caso, puede ser el resultado de una consulta específica o la recuperación de uno o varios documentos. La ayuda que se da a los usuarios se bifurca en tres sentidos:

• Asistencia bibliográfica en el uso del sistema, índices, bibliografías, obras de consulta, etcétera;
• proceso pregunta-respuesta en el que se proporciona información exacta o se conduce a las fuentes en que se puede encontrar, y
• apoyo en la selección de obras a nivel de recomendación personalizada.

Al aplicar estudios de análisis y diseño, otros autores consideran como subsistemas aspectos definidos como actividad (la administración, la referencia, las adquisiciones, la catalogación y la clasificación, el tratamiento de las publicaciones periódicas [revistas] y la circulación de obras); a éstos agregan el préstamo interbibliotecario y los servicios de automatización. Pero en realidad el estudio va a depender de lo que se pretende estudiar, de modo que las divisiones mencionadas pueden agruparse dentro de los tres grandes rubros anotados al principio y acordes con el enfoque que pretendimos: la administración como insumo, los servicios técnicos como el proceso, y los servicios al público como el producto, considerando a la biblioteca como el sistema total.

  —101→  

En los capítulos anteriores hemos querido ofrecer un panorama de lo que es el fenómeno biblioteca y los adelantos logrados por una disciplina que apenas comienza a desarrollarse: el análisis de sistemas. Seleccionar tres casos, uno de los cuales es la descripción de un modelo que podría resultar útil como guía en la administración bibliotecaria, es como buscar una aguja en un pajar, aunque a lo mejor a alguien se le ocurre utilizar un imán.

Instamos pues, a quienes en verdad desean ser eficientes, a explorar esos recursos y a emplearlos de manera positiva. La eficiencia, dice Sofía Méndez, «se consigue con investigación científica e innovaciones tecnológicas, con disciplina, organización y firmes convicciones de hacer bien las cosas» (Méndez).

A continuación presentamos tres casos de aplicación del enfoque de sistemas, en el primero se da a conocer una técnica para la preparación y puesta en práctica de programas específicos en una biblioteca. El segundo es una descripción de los elementos que se conjuntan para que un subsistema de servicios técnicos funcione de manera eficiente. El tercero es la propuesta de un sistema automatizado para las publicaciones periódicas, mejor conocidas como revistas.

El enfoque de sistemas ha sido aplicado al estudio de las bibliotecas, de muchas maneras y desde los más diversos ángulos, lo que ha dado como resultado la creación de nuevas herramientas que sirvan para orientar hacia determinados cursos de acción cada vez   —102→   más racionales. Pero hacía falta un recurso que cubriera en su totalidad el aspecto de la administración.

Esto nos llevó a decidir la conveniencia de dar a conocer un sistema desarrollado por Robert L. Goldberg que presentara inicialmente como tesis y al que denominó PIES (Planning Implementation and Evaluation System). En español correspondería a un SPIE (Sistema de Planeación, Implementación y Evaluación), como de aquí en adelante lo mencionaremos.

El autor hace una advertencia a los bibliotecarios interesados en utilizar este sistema, y es que al aplicarlo deberán considerar que es para adaptarse a cada una de las situaciones en que se use, pero no deberán detenerse a probar si funciona o no. En inglés, el juego de palabras que utiliza el autor es de «improve, not to prove», mejorar, no comprobar. Creemos que el autor trata de alertarnos en el sentido de que se trata efectivamente de una receta, pero que el éxito de su aplicación dependerá del sentido común y de la imaginación de quien la adopte.

El SPIE sugiere una progresión ordenada de movimientos y una secuencia de sucesos que se derivan del flujo lógico al analizar los procesos relacionados con la planeación, la implementación y la evaluación.

Idealmente, la programación de las actividades debería convertirse en una tarea constante, pero por lo general se utiliza únicamente para fines presupuestales, y éstos casi siempre tienen carácter anual. Sin embargo, la programación con fines de mejoramiento del sistema, de revisión de objetivos, actividades, rutinas, distribución de personal, etc., debería ser parte de las funciones cotidianas, considerando a la biblioteca en su totalidad y desde todos los ángulos posibles.

Descripción del modelo SPIE

El modelo SPIE hace hincapié en dos aspectos que se consideran esenciales para su funcionamiento. Uno es la concepción de objetivos y metas, y otro, el empleo adecuado de la evaluación como herramienta en la planeación. Las metas son enunciados de logros anticipados que pueden medirse, revisarse e incluso descartarse; pero los objetivos, que también se consideran en el   —103→   modelo, son valores básicos y permanentes que sirven de directriz en la programación, y tienen que ver con el medio del sistema.¹¹

La evaluación es importante porque es el elemento constante involucrado con cada una de las fases que podrían reducirse a dos: la de planeación y la de implementación. La planeación se divide en cuatro pasos que son:

1. Formular las metas,

2. definir los objetivos,

3. seleccionar una estrategia para el programa, y

4. diseñar el programa.

En la fase de implementación se identifican tres pasos:

5. Llevar a cabo la transición del plan a la acción,

6. poner a prueba el programa (monitorización), y

7. aplicar la evaluación.

El proceso se ilustra en la figura 5.1 en la que se presentan los siete pasos arriba mencionados y en la figura 5.2 se presentan las relaciones de esos pasos con el continuum fines/medios. La figura indica que la planeación estratégica¹² abarca los dos primeros pasos orientados hacia los fines; la planeación táctica¹³ abarca los pasos 3 y 4 orientados hacia los medios del programa. La administración abarca los tres pasos de la implementación, que están más relacionados con los medios que con los fines.

La evaluación como tercer componente del SPIE (complemento de la planeación y la implementación), está basado en la cadena ERDR (Evaluación, retroalimentación, decisión y reciclaje) que en inglés corresponden a las siglas EFDR (Evaluation, feedback, decision

  —104→  

FIGURA 5.1

Secuencia de las fases de planeación e implantación

FIGURA 5.2

Orientación del Programa en el Continuum: Fines-Medios.

and recycling). La evaluación puede aplicarse en forma espontánea, cuando nos preguntamos en dónde estamos, o fijársele plazos que se consideren convenientes o razonables de acuerdo con las necesidades de cada programa.

Dentro de la evaluación se identifican dos aspectos: en uno, la intención es establecer el mejoramiento que se ha logrado a través de la implementación del programa; en otro, nos indica si la tarea ha valido la pena. En algunos casos esto nos lleva a interrumpirlo,   —105→   bien porque sus efectos no han sido significativos por falta de presupuesto o por muchas otras razones.

El ciclo ERDR funciona a todo lo largo de las etapas y tiene la secuencia siguiente:

1. Se evalúa la información obtenida en determinado paso del proceso,
2. se retroalimentan los datos a la persona indicada,
3. la retroalimentación lleva a la toma de una decisión,
4. de acuerdo con la decisión se lleva a cabo una acción, lo que se llama reciclaje o la «decisión hecha por acción».

El ciclo ERDR se ilustra en la figura 5.3, que semeja o es el ejemplo de control homeostático (mantenimiento del equilibrio o balance en el organismo vivo). La función de ERDR es la monitorización constante de la acción que se realiza en cada uno de los pasos de las fases de planeación e implementación, para mantener el equilibrio dinámico que se requiere para que siga vivo.

En la figura 5.4 se muestra el modelo SPIE en su fase dinámica. Las líneas punteadas del lado izquierdo señalan el camino que siguen la planeación y la implementación. Dentro de cada paso se señalan con rayas los ciclos ERDR implícitos en cada uno, y las líneas de la derecha muestran la cadena ERDR relacionando cada

FIGURA 5.3

Cadena: Evaluación-Retroalimentación-Decisión-Reciclaje (ERDR).

  —106→  

FIGURA 5.4

Representación de la dinámica del modelo

  —107→  

aso con el siguiente. La información que se obtiene servirá para indicar la necesidad de revisión de cualquiera de los pasos o de las relaciones entre ellos.

Construcción del modelo

La primera advertencia para la utilización del modelo es que debe considerarse un subsistema de apoyo a la administración total de la biblioteca, especialmente cuando se desea revisar parte por parte las actividades rutinarias o la puesta en práctica de programas especiales.

Se debe tener en mente que el aspecto de evaluación o la aplicación de la cadena ERDR es común a cada uno de los pasos del modelo, así como otros aspectos de la administración del sistema total, que son importantes pero que no afectan directamente a la planeación e implementación de un programa específico.

Fase de planeación

Esta fase consta de cuatro pasos: 1) formulación de metas del servicio; 2) establecimiento de objetivos; 3) selección de la estrategia del programa, y 4) diseño del programa.

1. Formular las metas del servicio significa obtener información para responder a las siguientes cuestiones:

• los usuarios a quienes servimos; determinar quiénes son y cuáles sus necesidades de información;
• los servicios actuales y si son adecuados para llenar esas necesidades;
• los fines a los que aspiramos;
• los valores en que se basan esas aspiraciones;
• las garantías de que las respuestas a estas cuestiones son verídicas.

La recomendación específica en esta fase es no pasar a consideraciones del programa, mientras no estén perfectamente definidas las metas.

  —108→  

2. Establecer los objetivos nos conduce no tanto a lo que el programa va a hacer, sino a lo que queremos lograr.¹⁴ En general, el mejoramiento de la fórmula acceso/exposición entre usuarios y recursos bibliográficos podría considerarse el objetivo común a toda biblioteca, con las variaciones o niveles de profundidad en cada caso. Ranganathan estableció cinco leyes para la bibliotecología, que podrían ser la base para decidir sobre objetivos:

- Los libros son para utilizarse.

- A cada lector su libro.

- A cada libro su lector.

- Ahorrar el tiempo del lector.

- La biblioteca es un organismo en crecimiento.

Esto puede reducirse a dos postulados: aumentar la satisfacción del usuario y reducir el tiempo en que se logre. Los objetivos de cada programa estarán en relación con esos postulados generales.

3. Seleccionar las estrategias supone haber logrado una serie de alternativas de las que se eligen las mejores en relación con los objetivos. Se recomienda comenzar con una lista de actividades relacionadas con el nuevo servicio que se pretende, así como con los recursos disponibles. En esta etapa es útil la cadena ERDR para evaluar cada una de esas alternativas. Los criterios pueden basarse en los siguientes aspectos:

- Su relación con objetivos y metas.

- Requerimiento de personal.

- Tiempo disponible.

- Implicaciones presupuestales.

- Implicaciones del medio exterior.

- Entrenamiento del personal.

- Antecedentes de programas semejantes.

- Condiciones de riesgo/ganancia.

- Implicaciones para futuros programas.

4. Diseñar el programa es entrar en una etapa de detalle en la que se acerque el programa a la acción. Se enuncian las actividades   —109→   y requerimientos de archivos y productos, así como el flujo que se observa desde la entrada o insumo, el proceso y la salida o producto (véase las figuras 5.12 a 5.17, que ilustran aspectos del diseño).

Fase de implementación

En la fase de implementación identificamos los siguientes pasos: 1) transición del plan a la acción; 2) monitorización o prueba del programa, y 3) aplicación de evaluación.

5. La transición del plan a la acción es únicamente el lapso o preludio en que se preparan los elementos que van a intervenir. Es la etapa de preparativos, verificación, ubicación y disponibilidad de todos los recursos previstos en las etapas anteriores.

6. La prueba del programa significa la puesta en marcha del programa para observarlo y decidir si lo que se especificó en las fases anteriores funciona en la práctica. Es importante la recopilación de datos para evaluar resultados e ir orientando el programa en la dirección correcta. La respuesta a esta prueba es: sí vale la pena la inversión de recursos y el esfuerzo.

7. La aplicación de la evaluación es útil no solamente para confirmar que la aventura ha valido la pena sino, lo que es más importante, nos proporciona directrices para futuras empresas y si se le utiliza como una actividad constante y generalizada a todo el sistema, resulta en apoyo de la planeación y de la implementación. Debe considerársele como una pausa en medio de la acción, como una reflexión para considerar la mejor forma de llevar a cabo una tarea.

Descripción del medio y antecedentes del problema

El estudio se sitúa en una biblioteca, en proceso de transición a la automatización, dentro de una institución de educación superior   —110→   con áreas de especialización en las ciencias sociales. Se detectó, a través de un estudio de uso del catálogo, la inquietud de los usuarios de la biblioteca, en el sentido del largo tiempo que toma la adquisición de sus recursos bibliográficos, y su disponibilidad en el acervo. El estudio que la administración decidió llevar a cabo es del tipo ACCESIBILIDAD DE OBRAS (Kantor) para definir el origen del problema.

El área directamente afectada con los resultados fue el subsistema de servicios técnicos, por lo que la evaluación se orientó al cuello de botella en el proceso de catalogación de los libros y a la revisión de las rutinas, la revisión y redistribución de espacios de trabajo y las relaciones con otros subsistemas.

Consideraciones estructurales

Antes de entrar en el análisis del problema, se expondrán brevemente algunos rasgos de interés para la mejor comprensión del funcionamiento del área que nos ocupa. El insumo lo constituyen los materiales bibliográficos que se adquieren y procesan para su uso. Los productos son los libros procesados y el catálogo por medio del cual se recuperan nuevamente.

Medida de funcionamiento

La medida de funcionamiento de los servicios técnicos se refiere al tiempo promedio que se requiere para adquirir, procesar y poner en servicio los materiales bibliográficos y elaborar los medios que permitan su recuperación.

La eficiencia va a depender de dos factores principales: el personal y los procedimientos. Los procedimientos administrativos o rutinas son la secuencia de operaciones que se establecen para garantizar el manejo uniforme de las tareas, y éstas dependen de la ejecución del personal.

Objetivos

En consecuencia, el objetivo de este subsistema es la adquisición de materiales bibliográficos relevantes y su proceso rápido, eficiente y   —111→   económico. De tal manera que la evaluación del mismo deberá hacerse en términos de lo que la administración espera de ellos:

1. La máxima eficiencia,

2. la más alta productividad, y

3. la máxima precisión al mínimo costo de operación.

Funciones y operaciones

Para llevar a cabo sus objetivos, el sistema de servicios técnicos se divide en dos actividades esenciales:

Adquisiciones

Cuyas relaciones hacia el exterior se identifican como sigue:

A. Los lectores o usuarios del sistema.

La comunicación con los usuarios consiste en el envío de información en forma de catálogos u otras formas de publicidad, en las áreas de interés de la comunidad, tanto de editoriales, como de entidades académicas. Adquisiciones recibe de la comunidad de usuarios las solicitudes de obras que desea se incluyan en el acervo.

B. Proveedores.

Dentro de esta área se consideran, desde las casas editoriales, los distribuidores de un grupo de editoriales, entidades públicas y privadas, instituciones afines con las que se establecen convenios o acuerdos de canje, hasta los donantes individuales o institucionales.

C. Contabilidad

En este renglón, las funciones pueden variar de acuerdo con la organización establecida. Si la biblioteca solamente controla y aplica el presupuesto, se requiere de relaciones con el departamento de finanzas de la institución a la que pertenece la biblioteca.

  —112→  

La comunicación interna se relaciona específicamente con el área de catalogación, adonde envían los materiales bibliográficos para su proceso y preparación física (véase la figura 5.5).

FIGURA 5.5

Esquema de subsistemas de adquisiciones

Las demandas que se le plantean a las adquisiciones, son:

1. identificar, localizar y adquirir materiales seleccionados como relevantes a las necesidades de información para los usuarios de la biblioteca, y
2. establecer las políticas y rutinas adecuadas para que las labores se lleven a cabo de la manera más ágil posible.

  —113→  

Desglose de actividades y operaciones del subsistema de adquisiciones

A. Usuarios.

1. Controlar pedidos para evitar duplicaciones:
   1. contra catálogo público,
   2. contra obras en proceso de adquisición.
2. Identificación bibliográfica para complementar información, cuando sea necesario.
3. Aviso a usuarios solicitantes, cuando llegan sus materiales bibliográficos.

B. Proveedores.

1. Directorio de proveedores (en el caso de compras):
   1. colocación de pedidos,
   2. reclamaciones y cancelaciones,
   3. recepción y verificación física de las obras,
   4. descarte en catálogos de obras que llegaron,
   5. foliatura y sellado, y,
   6. envío a catalogación.

C. Contabilidad

1. Control de presupuesto:
   1. información periódica a interesados,
   2. solicitud de cheques o pagos directos, y
   3. control de facturas.
2. Control de correspondencia y facturas:
   1. envío oportuno de cheques.

En los casos de canjes y donativos, las operaciones son semejantes, excepto por los trámites, en los que no hay pagos de por medio. Tratándose de canjes, si la biblioteca no administra directamente la producción bibliográfica de la institución, se abre un nuevo nexo con el exterior que se relaciona con la comunicación entre la biblioteca y el subsistema encargado de las publicaciones. El canje incluye también obras duplicadas o descartadas de la biblioteca.

  —114→  

Catalogación

Las demandas que se plantean a este subsistema son las del proceso de los materiales, su preparación física y la catalogación para cubrir entradas por autor, título y materias del libro. El proceso significa la asignación de un número de clasificación, de acuerdo al sistema que se adopte, y las palabras clave que designen las materias contenidas, o temas. La preparación física pone al libro en condiciones para el préstamo y su control.

Las relaciones internas que se dan entre adquisiciones, por el material documental que recibe y la información sobre el mismo, y los servicios al público, por el material procesado que le envía, para su control y posterior recuperación por el usuario.

Desglose de las actividades y operaciones del subsistema de Catalogación

A. Distribución de cargas de trabajo y supervisión.

1. Obras originales y adicionales:
   1. control de obras en proceso de catalogación,
   2. cargo y descargo de registros de control,
   3. supervisión,
   4. envío de obras procesadas al subsistema de servicios al público,
   5. envío de datos de obras procesadas al subsistema de adquisiciones, que cierra este ciclo.

En la figura 5.6 se incluye un ejemplo de diagrama de flujo para el proceso de obras adicionales, esto es, obras por duplicado.

B. Catalogación y clasificación.

1. Verificación en catálogos comerciales de bibliotecas que contienen información de obras ya procesadas.
2. Interpretación y adaptación de datos recopilados.
3. Acopio de datos que incluye:
   1. signatura topográfica
      • I. número de clasificación
      —115→
      

FIGURA 5.6

Diagrama de proceso de ejemplares adicionales

(Componente de la Catalogación)

  —116→  

1. 1. • II. número de autor o iniciales,
   2. descripción física de la obra,
   3. asignación de encabezamientos de materia
      • I. de acuerdo con políticas internas
      • II. en consulta con especialistas,
   4. marcado provisional, fecha e iniciales del catalogador.
2. Preparación física:
   1. elementos para el control del préstamo,
   2. marcado definitivo,
   3. envío al acervo.
3. Reproducción de tarjetas:
   1. cotejo de juegos de tarjetas contra obras,
   2. envío a supervisión,
   3. integración a los catálogos.

Diagramas de representación

Una vez detalladas las actividades y establecidos los nexos, sigue una serie de representaciones gráficas que permiten exhibir cualquier aspecto que se requiera estudiar. Un diagrama de bloque ofrece la posibilidad de obtener una visión de conjunto de operaciones, procesos, personal, equipo, productos, etc., que conforman un sistema dado.

Su objetivo primordial es indicar los caminos por los que la información fluye, las señales de control, los materiales, etc., entre las partes del sistema. Pueden derivarse de descripciones escritas (rutinas, manuales de organización) o de datos estadísticos, resultado del análisis de trabajos o tareas específicas. Pueden no referirse a un sistema concreto; es decir, pueden ser producto de creatividad o inspiración espontánea, para darle forma a lo que se desea llevar a cabo.

Lo importante es que en ellos queden incluidos los aspectos relevantes de operaciones, procesos, personal, equipo, información, productos, etc., que de alguna manera se relacionen con el problema en cuestión. En la figura 5.7 se ofrece un ejemplo en el que se utilizan bloques, círculos y documentos. El primero indica una función, el segundo señala un elemento fuera del sistema, pero con alguna conexión con éste, el tercero se refiere a los documentos que se adquieren y se procesan.

  —117→  

FIGURA 5.7

Diagrama de bloque del subsistema de servicios técnicos

  —118→  

Las flechas indican la dirección en que se desplazan los documentos dentro del sistema, lo mismo que la información. Con líneas punteadas se señalan las fronteras entre los subsistemas de adquisiciones y de catalogación. La descripción del proceso es la siguiente:

1. El usuario plantea una demanda de información (en forma de documento) y hace una búsqueda en el catálogo. La búsqueda concluye si encuentra el documento buscado.
2. Si no localiza el documento, la información se retroalimenta a través del mismo usuario y pasa a ser una requisición que se implementa a través de adquisiciones y contabilidad.
3. El proveedor habilita los documentos a través de la recepción de adquisiciones en donde se verifica a través del control correspondiente y lo turna mediante la distribución a la sección de catalogación.
4. Catalogación recibe el material a través de recepción, que a su vez lo turna al proceso de catalogación.
5. En el proceso de catalogación se recurre a las otras fuentes indicadas para el caso y esta información se retroalimenta al departamento.
6. Procesado el documento y preparado para usarse, se pasa al acervo por medio de la distribución que incluye también el envío de nueva información al catálogo público.
7. El usuario vuelve a consultar en el sistema para buscar el material solicitado con anterioridad y si no lo encuentra, retroalimenta esta información a control, a partir de donde se procede a averiguar la causa de la falla.

Causas del problema

Con la colaboración de los profesores y estudiantes, el estudio de disponibilidad-accesibilidad de los documentos (libros en este caso) puso en evidencia los siguientes aspectos:

1. Los pedidos se surtían con la regularidad deseada.
2. El retraso se localizaba en el proceso de catalogación y preparación, para su disponibilidad.

  —119→  

El estudio, como se mencionó al principio, se orientó al análisis de los procesos de catalogación y preparación física del libro.

Medidas correctivas

Dado que las conexiones con los otros subsistemas resultaron ser adecuadas, el estudio se orientó a los aspectos de:

1. Distribución de espacios.

Se verificó el área de flujo de los materiales, y se detectaron incongruencias, en el camino lógico del proceso, por lo que se modificó la distribución (véase la figura 5.8).

FIGURA 5.8

Ejemplo comparativo de redistribución de espacios

  —120→  

2. Revisión de rutinas.

La aparición de una segunda edición de las reglas angloamericanas (que norman las decisiones catalográficas) implicó un retraso en el proceso. Se decidió la celebración de sesiones de estudio, con el objeto de encontrar una forma de simplificar la adaptación, por medio de los siguientes criterios generales:

1. seleccionar la regla más sencilla, en caso de conflicto,
2. emplear referencias cruzadas, en los casos de dos enfoques diferentes para un mismo problema, en lugar de modificar un criterio adoptado con anterioridad,
3. convocar a reuniones como las mencionadas, cuando alguno de los catalogadores tuviera un número considerable de problemas,
4. retroalimentar con las decisiones resultantes la herramienta de centralización de las rutinas (el manual de procedimiento), para mantenerla al día.

3. Análisis del proceso de catalogación (tiempos y movimientos).

Puede decirse que hay un estilo personal de catalogar, unificado por las políticas y los procedimientos generales o específicos. Por lo que, en el caso que nos ocupa, se decidió reunir en un núcleo los estilos de los tres catalogadores implicados. El resultado (véase la figura 5.9.1) se circuló entre el personal profesional de la biblioteca y a otras personas que quisieron participar. Con las sugerencias de las personas involucradas, los 20 pasos que se proponían como necesarios pudieron reducirse a 10 (véase la figura 5.9.2), y en consecuencia, minimizar el tiempo del proceso.

4. Consideración de la automatización.

Como resultado de las reuniones se inició un proceso de detección de otros sistemas semejantes, para los que se hubieran adoptado procedimientos automatizados. En la actualidad ya está automatizado 80% de las funciones.

  —121→  

FIGURA 5.9.1

Análisis de tiempos y movimientos en catalogación

  —122→  

FIGURA 5.9.2

Análisis de tiempos y movimientos en catalogación

* Puede agregarse el símbolo para actividad-supervisión, propuesto en el cuadro 3.10.1.

Descripción del medio

La entidad seleccionada para diseñar un sistema de publicaciones periódicas lleva a cabo labores de docencia e investigación en el área de las ciencias sociales a nivel superior y en la que la biblioteca orienta sus actividades para apoyar las tareas mencionadas.

  —123→  

En la actualidad, la biblioteca cuenta con algo más de 250.000 volúmenes, de los cuales 71% son libros, 10% folletos, 8% corresponde a volúmenes encuadernados de revistas y 11% corresponde a documentos de la ONU. Esto significa que 29% corresponde a publicaciones que no son libros, lo que ya resulta considerable para su manipulación.

El número de títulos de revistas que se reciben es de aproximadamente 2.000, de éstas alrededor de 750 (38%) son suscripciones. La institución cuenta con una computadora digital modelo PDP 11/70, cuyas virtudes, como se propondrá más adelante, pudieran aprovecharse para los fines de este proyecto.

Estructura administrativa de la biblioteca

Para su organización interna la biblioteca se divide en los departamentos de:

1. Organización, métodos y sistemas.

2. Servicios técnicos.

3. Servicios al público (véase la figura 5.10).

El Departamento de Servicios Técnicos se divide en las oficinas de:

2.1. Adquisiciones.

2.2. Catalogación y clasificación.

2.3. Series y documentos.

2.4. Índices y resúmenes.

El Departamento de Servicios al Público se divide en las oficinas de:

3.1. Información y selección.

3.2. Circulación.

La biblioteca se rige por las disposiciones específicas contenidas en el reglamento general de la institución y de manera interna por su propio reglamento. Orienta sus procesos de selección,

  —124→  

FIGURA 5.10

Organigrama administrativo del sistema en estudio

  —125→  

adquisición, organización y mantenimiento de los materiales bibliográficos, de acuerdo con las necesidades de sus usuarios -profesores y estudiantes-, pero extiende sus servicios a personas de otras entidades. Para ampliar la cobertura de su colección, mantiene convenios de préstamo bilaterales y multilaterales, con otras instituciones nacionales e internacionales.

La oficina de series y documentos

El objetivo de la oficina es mantener al día y en disponibilidad dos tipos de publicaciones:

1. Las publicaciones seriadas y

2. los documentos oficiales de organismos internacionales.

Características de las publicaciones seriadas y de su manejo

Su primordial característica es su publicación a intervalos que van, desde un día, una o varias semanas, unos o varios meses, hasta uno o varios años de periodicidad. Esto trae aparejados varios problemas, tales como el pago, en el caso de suscripciones, al vencimiento de cada una; trámites de formalización de intercambios cuando se trata de canjes y gestiones para obtener algunas otras en forma gratuita o de donativo.

Una vez decidida la adquisición de una revista, sigue el trabajo de mantener un registro al día que nos indique los números que van llegando y las reclamaciones correspondientes en los casos en que dichos números no lleguen oportunamente. Finalmente, el envío de volúmenes que se van completando, a la encuadernación, para evitar pérdidas de números y garantizar una mejor conservación.

El hecho de que de una publicación en serie se conozca la fecha de inicio, pero nunca la de su finalización, supone el problema de cálculo de espacio en relación al crecimiento de cada título.

Otro aspecto importante es el de los costos, no solamente en el renglón de encuadernación, sino en el de adquisición; por lo que el estudio de uso se vuelve crucial para determinar el núcleo básico en cada área de interés, lo que reduciría la inversión monetaria y ampliaría el margen de utilización. Esto garantiza al lector la cobertura de sus necesidades de información.

  —126→  

Acervo

En la oficina se reciben regularmente un promedio de 1.500 números de revistas al mes, y aproximadamente 100 sobretiros o tiradas aparte y 500 documentos, los que hay que registrar a la mayor brevedad, y al mismo tiempo detectar números faltantes, volúmenes que se completan y títulos que se exhibirán en el lugar destinado para ese fin.

Personal

La oficina está a cargo de un bibliotecario profesional apoyado por una secretaria y cuatro ayudantes, de los cuales uno está dedicado de tiempo completo al área de documentos de organismos internacionales.

Adquisiciones

En el aspecto de las adquisiciones, las tareas consisten en la colocación de suscripciones y la solicitud del cheque correspondiente en cada caso, cada vez que se vencen (por lo general es cada año); el establecimiento de acuerdos de canje con instituciones afines, y las gestiones necesarias para solicitar aquellas revistas que se ofrecen de manera gratuita.

Una vez formalizadas las recepciones, la revista pasa por un proceso de entrada oficial, y se va registrando conforme llegan los números. Si alguno no llega a tiempo se envía una forma de reclamación. A medida que se completan los volúmenes se preparan para su envío a la encuadernación.

El nuevo formato encuadernado se hace constar también en su tarjeta correspondiente. El control de los préstamos y el envío de recordatorios de vencimiento se realizan con la colaboración de la oficina de circulación (véase la figura 5.11).

La difusión de los nuevos números recibidos se lleva a cabo de tres maneras: se colocan en muebles dedicados a tal uso; se elabora un cuadernillo conteniendo la copia de las portadas y se envía según solicitud; se elaboran índices con resúmenes de los artículos, que realizan especialistas y cuya distribución se limita a profesores y estudiantes de la institución.

  —127→  

FIGURA 5.11

Tabla jerárquica del área en estudio

  —128→  

Viabilidad del proyecto

En la actualidad las labores se llevan a cabo en forma manual, pero las autoridades han solicitado un estudio que permita introducir la automatización mediante un programa a mediano plazo. Para iniciarlo se cuenta con el presupuesto necesario, tanto para complementar el equipo como para el personal que se requiera.

Propuesta de un nuevo sistema

La proposición considera la automatización de todas las actividades relacionadas con el sistema, tanto en lo que concierne a los servicios a los usuarios, como al trabajo del personal de la oficina.

Básicamente, se propone la instalación de equipo periférico dentro del área de la biblioteca, para que tanto los usuarios como los bibliotecarios tengan acceso a la información ahí almacenada, para las labores internas y para el servicio.

Se propone el empleo de cintas magnéticas en su mayor parte (aunque esto obligue a una recuperación secuencial) y sólo en casos específicos en discos magnéticos. Gracias al avance en otros países de este tipo de automatización se dispone del software suficiente para poner en marcha el sistema con la rapidez necesaria para reducir el tiempo y el gasto que se requieren en esa etapa. Estas técnicas se mencionan más adelante.

A continuación se presenta el análisis del sistema propuesto aplicando, dentro de lo posible, la técnica HIPO (Hierarchy Plus Input-Process-Output), en vista de la sencillez y claridad con que permite expresar los procesos de las funciones de un sistema.

Análisis de la situación actual

Conclusiones

Las funciones. El rasgo más sobresaliente detectado en el análisis de la situación actual se encontró al revisar los procesos del área de registro y del control. Por diversas causas no se ha podido establecer un control efectivo de las revistas que se reciben, detectar las faltantes y recuperar las que se prestan. Por lo que uno de los   —129→   resultados inmediatos -independientemente de los objetivos generales- que se derivan del estudio es la necesidad de considerar este renglón como prioritario.

Aunque la tendencia que se observa es un aumento en la recepción de números, no existe la posibilidad de aumentar personal; y la alternativa de aumentar la eficiencia del ya existente quizá no logre subsanar totalmente las deficiencias presentes.

Los procedimientos. Aun sin un análisis detallado, no están de acuerdo con la realización de los procesos físicos. Esto se debe, en parte, a que en la construcción de edificios e instalaciones no se recurre -por diversos motivos- al estudio previo de los diagramas de proceso, cuando se trata de labores administrativas. Los procedimientos y las rutinas quedan desligados del espacio en que se realizan. Esto puede subsanarse con un estudio acucioso de los flujos de personal y de materiales, así como de las rutinas que se siguen para llevar a cabo los procedimientos. Cualquier cambio, aun cuando fuera parcial, puede ser benéfico, si es previo a la puesta en práctica de procesos automatizados.

Las interrelaciones. Se observó que no existe una coordinación clara y precisa, entre las diversas áreas, en aquellos procesos en los que se entrelazan sus respectivas actividades. Para un mejor aprovechamiento de los subsistemas -como el analizado- se requeriría de un estudio del sistema total, máxime si se contempla la automatización por etapas.

El sistema que se propone

Características

Las actividades y funciones del sistema propuesto están indicadas en la tabla jerárquica del paquete HIPO, y se dividen en dos grupos:

1. aquellos en que participa el usuario (recuperación de información) y
2. las internas, propias de la oficina (registro y control).

Ambos grupos están conectados primordialmente por el acervo de la colección, esto es, títulos y números de las publicaciones a   —130→   cargo de la oficina. Estos datos se registran en lo que hemos denominado Archivo Maestro, que consultan tanto los usuarios, como el personal de la oficina.

Este archivo es un listado en el que se insertan las nuevas adquisiciones, se borran las que se descartan; contiene además datos como la periodicidad, el editor o proveedor, el costo de la suscripción o las características de los acuerdos en el caso de canjes.

Para mantener una fuente de verificación, se propone que tanto la formación como la actualización del archivo se hagan con tarjetas perforadas. Para los usuarios, se puede emplear el mismo sistema, o bien se puede instalar una consola con pantalla de rayos catódicos con acceso directo. Como el proceso de actualización del archivo maestro no requiere de la misma urgencia de respuesta, el empleo de la lectora de tarjetas, como equipo periférico de interfase, es recomendable.

Para el empleo del banco por parte de los usuarios, éstos requerirían de una clave para tener acceso a los archivos; de ahí la necesidad de crear un registro de claves que permita el curso de la consulta.

A nivel interno se puede obtener una lista actualizada del acervo, a partir del archivo maestro actualizado y los reportes de uso que hagan los usuarios. Esta información se almacena en un archivo estadístico, del que se obtienen los reportes correspondientes. Se puede agregar un archivo de préstamos, que también es útil para informar al usuario sobre la disponibilidad del documento que solicita. Se deriva, además, una subrutina para la producción de recordatorios, cuando el material no haya sido devuelto en el plazo convenido.

Una secuencia semejante es útil para verificar y obtener reportes de renovación de suscripciones, de números faltantes para reclamar dentro del plazo indicado. Búsquedas de este tipo pueden programarse semanalmente, incluyendo un proceso de redondeo, para las fechas cercanas al reporte.

El análisis detallado del sistema se muestra en la siguiente descripción, mediante diagramas HIPO (véase las figuras 5.12-5.17).

  —131→  

FIGURA 5.12

Diagramas EPS de Bloque/Nivel 1.0

  —132→  

FIGURA 5.13

Diagrama de Flujo (nivel 2.1)

  —133→  

FIGURA 5.14

Diagrama EPS de Detalle (bloque 2.2)

  —134→  

FIGURA 5.15

Diagrama EPS de Bloque/Nivel 3.0

  —135→  

FIGURA 5.16

Diagrama de Proceso de: Registro de Materiales.

Nota: El control de los materiales en préstamo se lleva a cabo directamente en la sección de circulación del Departamento de Servicios Públicos, y se maneja como una actividad independiente por completo. Por esta razón no se trazó un diagrama de proceso.

  —136→  

FIGURA 5.17

Diagrama de Proceso de: Recuperación de Información.

Nota: Este procedimiento es semejante por completo al de Recuperación de Información por encabezamiento de materia, por lo que no se trazó un diagrama de proceso para dicha actividad.

  —137→  

A través de estas páginas hemos tratado de despertar inquietudes de quienes se interesan por la cultura, la educación y la investigación; deseo que nace de la convicción de que sin bibliotecas que apoyen estas actividades, razón de ser de toda sociedad, aquéllas nunca dejarán de ser un malabarismo -no nos atrevemos a decir inútil- sin impacto significativo en favor del desarrollo.

Debe existir un juego recíproco: la sociedad debe demandar mejores servicios bibliotecarios y los bibliotecarios deben demostrar que el esfuerzo vale la pena. La investigación en el área de las ciencias de la información es un campo casi virgen. Faltan métodos e instrumentos flexibles acordes con la estructura cambiante de la sociedad; faltan estudios comparativos que las ubiquen.

Se requiere de investigación encaminada a encontrar teorías y aplicar conceptos para poder obtener resultados confiables. Establecer el puente que conecte estos resultados con el conocimiento en general y los introduzca a los programas de estudio de la profesión. Crear más escuelas en el país, donde hay solamente cinco a nivel de licenciatura y tres a nivel de maestría.

Dos factores han sido de impacto en el ámbito bibliotecario mexicano en los últimos tiempos: la fundación del Colegio Nacional de Bibliotecarios, en 1980, y la creación, en diciembre de 1981, del Centro Universitario de Investigación Bibliotecológica (UNAM), en el que ya se están programando las actividades de estudios prioritarios.

Queda mucho por hacer. Donald J. Urquhart ha llamado dinosaurios a los bibliotecarios tradicionalistas, porque sin la defensa de la actualización estarían destinados a perecer. Lo más seguro es que esta predicción no se cumpla.

Pero como de algún modo hay que terminar, nada mejor que un cuento. Habíamos mencionado a lo largo del texto, la importancia de la imaginación y del sentido común en estos menesteres,   —138→   y para quienes en algún momento hayan tenido como menester el de ratones de biblioteca, va un cuento que se llama así:

EL RATÓN DE BIBLIOTECA¹⁵

Érase una vez un ratón que había pasado cuatro de los cinco años de su vida en una biblioteca: consultando archivos, releyendo libros, sacando fichas, desenterrando incunables, desempolvando mapas, tomando notas, haciendo síntesis, encontrando analogías, subrayando textos, parafraseando pensamientos, demostrando hipótesis, copiando teorías y comiendo papel. El día que supo que sólo le quedaba un año de vida, encontró por casualidad una frase de Einstein que lo hizo montar una trampa y suicidarse. La frase decía: «La imaginación es más importante que el conocimiento».

Aunque la cita textual de la afirmación de Einstein fue la siguiente:

When I examine myself and my methods of thought, I come to the conclusion that the gift of fantasy has meant more to me than my talent for absorbing positive knowledge.

(Clark: 118)

  —139→  

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