Por una pragmática del 4 de diciembre de 1549 y una ley de 1552 todos los Bancos, Cambios públicos y Mercaderes tienen la obligación de tener y asentar sus cuentas en lengua castellana en sus libros de caja y manual por debe y ha de haber, asentando el dinero que reciben y pagan, declarando en qué moneda y a qué personas y de dónde son vecinos, sin dejar hojas en blanco, siendo sancionado de forma severa hasta el doble del importe mal asentado y llegando a penalizarse las infracciones en casos extremos con el destierro perpetuo y la pérdida de la mitad de los bienes.

La contabilidad era, pues, algo muy serio, no sólo por estar sometida a legalidad sino también porque era la herramienta que permitía, al menos a quienes mercadeaban y negociaban a cierto nivel, llevar un preciso seguimiento de sus operaciones, sus ganancias o sus pérdidas. Especialmente relevante fue la difusión que el italiano Luca Paciolli hizo de un sistema contable ya en vigor en el siglo XV, el de partida doble en que además de los conceptos debe y ha de haber también encontramos los de balance e inventario.

La contabilidad de Simón Ruiz está basada en esta metodología contable que para ser llevada a cabo precisa de al menos tres libros diferentes: borrador (foto a), libro diario o «libro manual» (foto b) y libro mayor o «libro de caxa» (foto c) que en ocasiones se acompaña de un «abecedario» o índice (foto d) para facilitar el trabajo. Son conocidos como libros principales. El libro borrador es en el que se apuntan casi a vuelapluma y por varias manos las operaciones de un mismo día. Los usados por Simón Ruiz tienen un característico formato estrecho y alargado. Éstas luego se pasan al libro diario o manual que recoge así todos los negocios generales u ordinarios de Simón Ruiz. Estos libros se escriben con mucha limpieza y buena letra, empleando numerosas abreviaturas de tipo comercial y financiero. Por último, los datos de este libro manual se pasan junto con los de otros libros auxiliares de negocios puntuales (ferias, esclavos, oro de Milán o los realizados con compañías puntuales para negocios concretos) al libro Mayor que actúa como libro definitivo para poder elaborar los consiguientes balances y que se elabora usando el sistema de numeración conocido como «cuenta castellana», que consistía en la combinación de «cifras financieras» o números romanos cursivos con dos signos especiales que se colocaban a continuación de las unidades de millón y de millar: el quento (qº) y el calderón (U).

Los cuatro libros expuestos responden a cada una de las diferentes tipologías señaladas y son sólo una muestra de los más de 100 que encontramos en el Archivo Ruiz que, aún lejos de sumar los 574 libros de cuentas completos conservados en el Archivo Datini (Prato, Italia), hace del legado documental del mercader-banquero medinense un referente esencial para la Historia Económica internacional.