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VI Seminario/Taller de Archivos

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Centro de Documentación


SISTEMAS DE CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN EL ARCHIVO DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN RTVE (1)

                                                                       Documentación aportada por
D. Ricardo Fernández de la Torre


1. Introducción
           1.1 Reseña histórica
1.2 Normativa legal
1.3 El Centro de Documentación RTVE
 
2. Soportes y formatos: la composición del fondo documental de RTVE
2.1 Cine
2.2 Vídeo
2.3 Organización de los fondos en el Archivo de Prado del Rey
2.4 Notas sobre el Archivo de Arganda
 
3. Preservación y conservación de los fondos
3.1 Preservación activa
           3.1.1 Recuperación de formatos antiguos
3.2 Preservación pasiva
3.2.1 Condiciones ambientales
3.2.2 Seguridad
3.3 Conservación: Sistemas de archivo
3.3.1 Cine
3.3.2 Vídeo
 
5. Gestión del Archivo
5.1 El sistema informático
5.2 Catalogación del cine
5.3 Catalogación del vídeo
 
6. Consulta de datos, análisis y difusión documental
6.1 GMS
6.2 Análisis: La base de datos documental
6.3 Difusión. Datos del préstamo.


1.     Introducción

1.1     Reseña histórica:

     TVE comienza a emitir en 1954 con carácter experimental, y regularmente en 1956, desde los estudios del Paseo de la Habana. En los cinco años posteriores toda la emisión se transmitía en riguroso directo y salía al aire sin que la tecnología del momento permitiera la plasmación de aquellas emisiones sobre soporte alguno. En 1961 se lleva a cabo la primera grabación de un programa en video-tape, si bien las precarias condiciones de trabajo de aquella época han impedido que aquellas primeras grabaciones hayan llegado hasta nosotros. Solamente desde el año 1962, en cine, y desde 1964, en vídeo, se empieza a conservar programas completos, sin que se abandone la práctica del directo ni los lamentables usos, obligados por la carestía del material y la escasez de medios, de reutilización de soportes; usos que han impedido la conservación de gran parte de la producción videográfica de los años 60. Desde entonces, no obstante, hasta hoy, se ha generado un importante fondo de documentos audiovisuales formado por programas de producción propia y ajena, en soporte vídeo y cine, y en todos los formatos que a lo largo de estos años el avance tecnológico ha ido desarrollando.



1.2     Normativa legal      La política de organización de archivos en RTVE, encaminada a conservar y difundir la documentación audiovisual, ha pasado por distintos periodos. En 1968 se inicia en los Servicios Informativos. A finales de los 70 se coordinan las acciones de las distintas unidades de archivo de la casa, y en 1977 se crea el Servicio General de Documentación, dependiente de la Subdirección de Comercialización. En 1978 el Ministerio de Cultura dicta la «Orden del 21 de septiembre de Prestación a Terceros de los Fondos Audiovisuales de RTVE». Es a partir de 1980 cuando la documentación en RTVE alcanza un desarrollo notable en cuanto a tratamiento técnico y utilización de los fondos. En febrero de 1981 se crea el Centro de Documentación de RTVE, regulado por la Disposición General Nº 10/1983 del 6 de diciembre, en la que se fijan las competencias relativas a la normativa de ordenación, conservación y custodia de los fondos documentales generados por el Ente Público y sus Sociedades. Por la Circular Nº 1/1989 del 22 de mayo se crea la Comisión de Catalogación y Clasificación de los Fondos Documentales para el desarrollo y aplicación de sistemas de tratamiento. En 1983 se pone en marcha el Plan Integral de Mecanización e Informatización, para la automatización de los distintos servicios de RTVE. Por la disposición 2/1991 del 21 de junio, se crea el Comité de Gestión de Documentación, regulándose la Documentación en RTVE a partir de la disposición 4/1992 del 6 de abril, que establece órganos rectores de Documentación, composición y competencias del Comité de Gestión de Documentación de RTVE, del Comité de Selección y Catalogación, y las del Centro de Documentación de RTVE.



1.3     El Centro de Documentación de RTVE se encarga desde 1981 de la gestión del fondo documental audiovisual producido por TVE (salvo la producción de los Servicios Informativos), de su tratamiento y de su difusión documental, y se hace cargo también del importante fondo audiovisual preexistente, comenzando a trabajar con él con criterios archivísticos y documentales, tarea en la que sigue empeñado hasta estas fechas, recuperando importantes documentos de los años 60 y 70, transfiriéndolos a nuevos soportes e incorporando la información a las bases de datos.

     El Archivo del Centro de Documentación de RTVE es un archivo definitivo que tiene a su cargo la recepción, conservación y difusión de toda la documentación mayoritariamente audiovisual, útil para la producción y emisión de programas o cualquier otra actividad de RTVE.



2.     Soportes y formatos: La composición del fondo documental de RTVE. Al ser depositario de la producción filmada y grabada de TVE, el Centro no posee formatos ni soportes anteriores a la década de los sesenta. Sin embargo para el Centro la consideración de soportes históricos está claramente definida y se centra en el fondo documental preexistente (anterior a 1981 y por lo tanto a las normas de archivo vigentes) y para el que hay que observar especiales precauciones a la hora de la lectura; o, simplemente, para aquellos soportes para los que, dada su antigüedad, ya no se fabrica maquinaria ni componentes.



2.1     Soportes cinematográficos:

     Los pasos más habituales en la producción filmada de TVE son 16mm y 35mm, aunque se han dado otros (8mm, 17.5mm, 70mm), si bien su presencia en el Archivo es casi testimonial.

     Se produce cine desde los inicios de TVE en el Paseo de la Habana de Madrid, en forma de fragmentos para emisión en directo vía telecine. No se conservan soportes inestables. Los que en su momento existieron (adquiridos como material documental para programas retrospectivos), fueron transferidos en los años 70 a soportes de seguridad (TAC) mediante truca.

     Desde la primera producción íntegra en cine que conocemos, que data de 1962, se conservan materiales y formatos cinematográficos convencionales generados por las producciones filmadas de TVE, pero también materiales propiamente televisivos:

      o       Copias de imagen o sonido con paso televisivo a 25fps.
o Negativos de imagen, copiones, copias y magnéticos para edición y postproducción en vídeo
o Reversibles en color y b/n, empleados en los servicios informativos (de cuyos fondos filmados se ha hecho cargo el Centro) y en los programas diarios y de actualidad de TVE, como único medio de sacar las cámaras a la calle y emitir las imágenes en un plazo razonable. Desaparecen con la generalización de las cámaras autónomas de vídeo. Se conservan noticias filmadas desde los primeros años 60 hasta bien entrada la década de los 80. El reversible se caracteriza por la profusión de empalmes con cinta adhesiva, lo que suele dificultar mucho su recuperación, y por la presencia frecuente de lesiones de uso producidas durante el apresurado montaje [Vídeo1: Revista de Cine]
o Kinescopados: El término «Kinescopio» designa la maquinaria con la que es posible transferir a un soporte cinematográfico una señal de vídeo o procedente de una transmisión. Materiales genuinamente televisivos, los kinescopados fueron el único recurso disponible durante muchos años para reproducir originales en vídeo de 2"; de ahí su gran importancia documental, pese a su limitada calidad técnica, cuando han desaparecido los originales de los que proceden. Como ejemplo de su importancia podemos citar la emisión del día 20/11/1975, jornada esencial de la historia reciente de nuestro país, de la que en estas fechas se cumple el vigésimoquinto aniversario: conservada parcialmente en vídeo con las intervenciones del presidente del gobierno y otros momentos significativos, la emisión de los días 20 al 23, más la del día 27 se conservan prácticamente completas en kinescopado incluyendo boletines informativos, intervenciones y entrevistas en directo, conexiones con centros regionales e incluso cuñas musicales. En este momento este material histórico se encuentra en proceso de recuperación. Podemos ver, sin embargo, una pequeña muestra de recuperación de kinescopados como el programa dramático Un mundo sin luz (Realizado por Pedro Amalio López, premiado en el Festival Internacional de TV de Berlín 1965) [Vídeo2], y un partido de fútbol del Campeonato Nacional de Liga 1968-69, con los comentarios originales del periodista Miguel Ors [Vídeo3]. Otra aplicación de los kinescopios fue la adquisición de series y programas extranjeros producidos en formatos para los que en TVE aún no se disponía de maquinaria (series BBC producidas en los años 70 en vídeo 1").


2.2     Soportes electromagnéticos:

     El primer programa grabado en vídeo en TVE (con el sistema 2" LB Quadruplex) fue un Especial Escuela TV que se grabó en el plató nº 1 del Paseo de la Habana sin cortes, con la técnica de realización de un programa en directo, y que se envió a un Congreso Internacional de Enseñanza Radiotelevisiva celebrado en Roma, en diciembre de 1961. No regresó. Aquí se inicia la producción videográfica de TVE, pero hay que esperar tres años más para encontrar el documento más antiguo que se conserva en vídeo (un Hamlet dirigido por Marcos Reyes y grabado en 1964 en los estudios de Prado del Rey para el espacio Estudio1).

     Desde los primeros tiempos de TVE en el Paseo de la Habana se han ido incorporando prácticamente todos los formatos de vídeo que la tecnología ha ido desarrollando, con muy escasas excepciones. Estos formatos, que se han ido sucediendo cronológicamente aunque en ocasiones conviven en el tiempo, están presentes en nuestro Archivo. Para su lectura se dispone de la maquinaria precisa, requisito absolutamente necesario para, mediante la transferencia de formatos, asegurar la perdurabilidad de la información. Estos formatos son:

  • 2" LB (1961 - 1973).
  • 2" HB (1973 - 1984).
  • 1" C: Desarrollado en 1979 para incorporar más pistas de audio y posibilidades de edición.
  • 1" B: Sistema análogo de patente europea desarrollado en 1980, llega a TVE en 1982 con motivo del Campeonato Mundial de Fútbol (Fondo total 1": 76.500 cintas)
  • ¾" Umatic (1985- 1988): Empleado en reporterismo, programas y recuperaciones del fondo de 2". Escasa calidad broadcast. (2.663 cintas)
  • ½" Betacam SP: Componente analógico, implantado en RTVE en 1988. Con su variante digital, introducida en 1992, su cantidad supera ya las 250.000 cintas.
  • ¾" D2 (1990-1992 ): Sistema digital compuesto que facilitó la transición analógico-digital
  • ½" D3: Digital compuesto desarrollado en 1990 e implantado en RTVE en 1992.
  • 1" HDTV: RTVE participa en proyecto Eureka con este sistema de tv en alta definición, con 1250 líneas y 50fps, desde 1992.
  • Betacam Digital (1992 - ): sistema digital de componentes.
  • DVC Pro (2000- ): Reporterismo y JJ.OO. Sydney (3000 cintas)




2.3.     Organización de los fondos en el Archivo de Prado del Rey

     Algunos datos generales sobre las instalaciones del Archivo principal del Centro de Documentación, situadas en Prado del Rey, y construidas y equipadas en 1993:

      o       Superficie de la nave principal: 1899m2.
o Sistema «picking up» de archivadores compactos motorizados, a dos alturas, con 25km. lineales de estanterías.
o Equipamiento interior de los archivadores hecho a medida de cada formato en busca del máximo aprovechamiento del espacio disponible.
o Fondos:
  • Filmoteca: 125.000 latas
               - Fondos de Producción Propia, Producción Ajena, y Seguridad (Negativos y derivados)
  • Videoteca: 350.000 cintas
               - Fondos segregados por formatos con signaturas topográficas específicas.
o Crecimiento anual: entre 30.000 y 35.000 unidades.


2.4.     Notas sobre el Archivo de Arganda

     En el Archivo de Arganda, habilitado en 1988 por el Centro de Documentación como archivo de descarga, se conserva material filmado procedente del propio Centro, de los Servicios Informativos y Centros Territoriales de TVE, y del Archivo Histórico No-Do, hasta reunir una cantidad de 113.000 latas (lo cual, unido al fondo de Prado del Rey, eleva el fondo cinematográfico del Centro de Documentación a unas 238.000 latas).

     Se conserva también en Arganda el denominado Archivo de Seguridad de la Casa Real, con 2.400 documentos en distintos formatos de vídeo y 495 latas de cine.



3.     La preservación y conservación de los fondos audiovisuales

     3.1     Preservación Activa: Este aspecto de la preservación, relacionado con el componente documental del soporte, designa todas aquellas operaciones encaminadas a asegurar la accesibilidad permanente a la información. Con este fin se emprende la recuperación de formatos antiguos en desuso. En 1999 se cambió de formato 1.540 cintas de formatos antiguos (1" y 2" a Betacam) y se recuperó y catalogó 2.033 latas de cine.

     El paso de 2" HB y LB a Betacam, es con mucho la transferencia más compleja. Iniciada sistemáticamente en 1985, hoy se contempla como una cuestión de urgencia, ya que el paso del tiempo va dificultando aún más las operaciones. 17.000 cintas aguardan aún en el Archivo el momento de su recuperación, de un total de 35.000 que llegó a reunir este fondo.

     Problemas técnicos múltiples se presentan derivados del mantenimiento de los equipos, algunos de los cuales no desentonarían en un museo; y de la disponibilidad de recambios, ya hace años agotados en el mercado.

     Por si estos graves inconvenientes fueran pocos, no son desdeñables los problemas hallados en los soportes, veinte o treinta años después de su grabación:

     Debido al ya mencionado problema de la reutilización de los soportes durante los años 60 y 70, algunas grabaciones sólo han podido ser recuperadas parcialmente, en ocasiones como un testimonio de escasos minutos. Sin embargo, gracias a las precauciones tomadas durante la reproducción, al finalizar la grabación «catalogada» y dejar correr la cinta restante, han aparecido grabaciones infrayacentes más antiguas de programas que, al no existir datos sobre ellos, se daban por perdidos. Así, por ejemplo, hoy disponemos, ya que no de los programas completos, sí al menos de fragmentos de títulos históricos de TVE como El Séneca, La casa de los Martínez, Esta es su vida...

     La edición del vídeo de 2" por corte físico, único medio de edición posible durante los años 60, ha hecho que, con el tiempo, las cintas aparezcan fragmentadas al disolverse las sustancias adhesivas empleadas en el «montaje». Este inconveniente, aunque grave, es subsanable y con mucho esfuerzo y paciencia se puede conseguir que la cinta sea reproducida. Lo peor es que los adhesivos en ocasiones no se disuelven y producen ciertas reacciones químicas capaces de amalgamar o descomponer los soportes electromagnéticos, haciendo imposible su recuperación.

     Por todo ello, dada la extrema fragilidad de estos soportes, sólo salen del Archivo para ser reproducidos, más aún teniendo en cuenta que, tras el paso por el magnetoscopio, algunos de ellos perderán tanta información que no podrán volver a ser leídos después.



     3.2     Preservación Pasiva: Esta forma de preservación es la conservación propiamente dicha, es decir, referida al componente material o físico: consecución del ambiente más apropiado y eliminación riesgos de degradación:



     3.2.1:     Las condiciones ambientales más adecuadas para la correcta conservación de los fondos se regulan electrónicamente desde los ordenadores de la Unidad de Climatización del Edificio Prado del Rey, a través de otras tres unidades de generadores instaladas en el centro y extremos de la nave del Archivo, y de una red de conducciones y difusores que hace circular uniformemente el aire, y a la vez impiden su estancamiento. La correcta ventilación de los fondos evita, de esta forma, el biodeterioro de los soportes por colonización de hongos o de microorganismos, y retarda el depósito de esporas o de partículas de suciedad, al que suele seguir el ataque de insectos. Por otra parte, la presión atmosférica artificialmente incrementada en el interior de la nave evita corrientes que succionen polvo del exterior.

     Las oscilaciones de temperatura y humedad ambientes, que pueden observarse en los termómetros e higrómetros dispuestos por el Archivo, son también detectadas por sensores y estabilizadas automáticamente en 21 grados centígrados y 45-55% de humedad relativa, condiciones consideradas como las idóneas para la diversidad de soportes (fotoquímicos y electromagnéticos) y formatos alojados en el Archivo, teniendo en cuenta que en los fondos no existen materiales inestables ni inflamables (acetatos, nitratos, negativo virgen...) que hubieran requerido de especiales condiciones de conservación y seguridad. Existe también un dispositivo de deshumectación que se dispara en caso de que el grado de humedad sobrepase el 60%.



     3.2.2:     Eliminación de riesgos

     En materia de seguridad, las precauciones se centran sobre todo en la protección contra incendios, aunque por su contenido no inflamable (todos los soportes conservados son de seguridad) el Archivo esté considerado como «neutro» a estos efectos.

     No obstante, las instalaciones del Archivo Principal están dotadas de un sistema de detección automática de incendios, compuesto por una red de detectores (ópticos de humo y ópticos de fuego), conectada a una centralita automática CERBERUS. Como sistema de extinción se cuenta con una red de «sprinklers» o aspersores de agua, más seis bocas de incendio equipadas con mangueras; todo ello asistido por un grupo de presión y alimentado por un aljibe, ambos elementos independientes de la red general. La alarma de incendios, atendida las veinticuatro horas por los bomberos y el Servicio de Vigilancia de la Dirección de Seguridad de RTVE, puede además dispararse mediante pulsadores manuales. Además se cuenta con un total de 19 extintores diseminados por las instalaciones, tres de ellos de nieve carbónica (CO2), nueve de agua pulverizada y siete de polvo A-B.

     El Archivo está dividido en cinco «sectores de fuego» comunicados por puertas-cortafuegos del tipo RF-90 capaces, una vez cerradas, de mantener los compartimentos estancos y de resistir al fuego durante 90 minutos. También está prevista la instalación de mamparas cortafuegos que separarán los grandes compactos entre ellos. Nueve puertas más, seis de ellas dotadas de cerraduras anti-pánico, facilitan la salida al exterior.

     El local cuenta también con un sistema de apertura automática, en caso de incendio, de ventanas abatibles en la parte superior de la nave, con el fin de evacuar grandes concentraciones de humo, gases tóxicos y altas temperaturas que pudieran acumularse en las zonas altas. El circuito de climatización, por su parte, dispone de esclusas de cierre automático dispuestas para cortar flujos de aire y evitar la propagación del fuego.

     Dentro de un nuevo plan de prevención de riesgos que se está elaborando, está prevista la sustitución del dispositivo de «sprinklers» por un sistema de detección incipiente basado en la anticipación del siniestro por un mecanismo de aspiración de aire que detecta los primeros síntomas de combustión y dispara el dispositivo de seguridad.



     3.3.:     Sistemas de archivo. Archivadores compactos

     Todos los soportes y formatos antes relacionados se conservan en archivadores compactos denominados técnicamente «picking-up», cuya estructura se ha adaptado al perímetro y el alzado de la nave, elevando una segunda altura allí donde ha sido posible.

     El equipamiento interior de los archivadores, algunos de los cuales alcanza los 4'60m de altura, se ha hecho a medida de las dimensiones de los envases, buscando el máximo aprovechamiento del espacio.

     Cada armario posee un motor electromecánico capaz de desplazar hasta 8tm., y un sistema de iluminación individual.

     Mecanismos de seguridad, basados en células fotoeléctricas, impiden el cierre accidental de los armarios cuando se está trabajando en el interior.



     3.3.1:     Cine:

     Independientemente del formato, la Filmoteca se ha dividido por espacios separados físicamente en los que se han alojado los fondos de Producción propia, Producción ajena y Seguridad.

     Cada fondo está sectorizado según la capacidad de las latas sea para bobinas de 300 o de 600m.: las latas se segregan por sus medidas externas, buscando el máximo ajuste en las estanterías, por lo que muchos documentos compuestos por varias latas se conservan en sectores separados entre sí. Sin embargo, lo que a priori parece un inconveniente porque complica las labores de archivo, realmente supone una gran ventaja traducida en un importante ahorro de espacio.

     La heterogeneidad de las producciones filmadas televisivas no deja opción al almacenamiento de las cajas en horizontal. Las latas están dispuestas verticalmente, y en ellas se conservan las películas sin bobina (no se destinan a proyección) pero con núcleos. En el futuro, el modelo de lata homologado para TVE vendrá provisto de un vástago central para que las bobinas queden suspendidas en el interior de la caja, de forma que no graviten puntualmente sobre uno o dos fotogramas de la película.

     Con arreglo a esta disposición, se diseñó un equipamiento de los archivadores basado en un sistema de bastidores o estantes extraibles. Con el ajuste horizontal de los estantes, al absorber los centímetros necesarios para extraer la lata del estante, se consigue un estimable ahorro de espacio.

Ahora bien, este sistema de archivo exige de unas medidas concretas de las latas, por lo que es necesaria una normalización en los envases.

     En cuanto a la composición de las cajas, se aprovechas las cajas metálicas válidas (galvanizadas, con las medidas correctas y en buen estado) que llegan hasta nosotros, pero se dispone de cajas de plástico de polipropileno, un material de probada eficacia como barrera contra la difusión del oxígeno, de un modelo homologado para TVE, para cuando es necesaria la sustitución.



     3.3.2:     Vídeo:

     Las cintas de vídeo se han organizado por formatos, dada la diversidad de dimensiones que éstos presentan, pero generalmente no es necesaria una normalización como en el cine.

Para el equipamiento de los archivadores a la medida de cada formato, se ha optado por estantes de baldas fijas para los formatos grandes (1", 2", HDTV, D2 120/180', Betacam 60/90'), y cajoneras a medida para los formatos más pequeños (Umatic, D3, Betacam 30'), medida ésta que facilita una gran capacidad de almacenaje, de hasta 4.500 cintas por fila.

     Existe la posibilidad de adaptar las instalaciones (estén ya equipadas o no) a formatos futuros cuyas medidas se desconocen.



5.     La Gestión del Archivo



5.1     El Sistema informático de Gestión del Material Sensible:

     El sistema de Gestión de Material Sensible es un programa de usuario diseñado y soportado por el Centro de Proceso de Datos de RTVE según los requerimientos de las distintas Videotecas y Filmotecas del Grupo, con el fin de controlar y reflejar el estado de los fondos documentales, las altas, bajas y movimientos de cintas de vídeo y de material filmado, así como sus contenidos y las diferentes transacciones desarrolladas. Concebido en 1986, entró en funcionamiento en enero de 1988, fecha desde la que se han ido incorporando a él las unidades de gestión de fondos audiovisuales.

     Se trata de una aplicación informática abierta al usuario cuya capacidad de realizar modificaciones en su configuración general le permite adaptarse a nuevos métodos y elementos de trabajo, de manera que se encuentra en constante evolución.

     La presentación del sistema, basada en una sucesión de pantallas de menús y submenús, permite al usuario no iniciado explorar y conocer la estructura básica, si bien, como parece lógico suponer, no todos los usuarios están autorizados a efectuar determinado tipo de operaciones, dados los distintos niveles de gestión (consulta, introducción y modificación de datos) a los que el sistema permite acceder, y como precaución básica ante un incorrecto uso del mismo.

     El uso del lenguaje libre en los campos de texto y la ayuda mediante tablas abiertas en los campos codificados (a los que es posible «interrogar»), son otras de las características del GMS que facilitan la tarea al usuario, que no necesita disponer de listas ni elementos externos de consulta, los cuales, dado el carácter «vivo» del sistema, quedarían obsoletos en poco tiempo.



5.2     Catalogación del cine

     El Centro de Documentación de RTVE es la única unidad del Grupo que archiva y cataloga material cinematográfico. No ocurre lo mismo con el vídeo, al existir otras unidades (videotecas de emisión, de producción, de Informativos, de centros territoriales...) que también catalogan, aunque no siempre archiven.

     Los pasos para la catalogación del material filmado se inician con la normalización física de las bobinas y de las latas que las contienen, lo que incluye el bobinado, la puesta de núcleos y el empleo de latas homologadas.

     A continuación se procede al alta en el sistema GMS, en donde, en una sola pantalla se introducen los datos catalográficos de la lata, no del documento. Algunos campos son de texto libre, pero otros, codificados, están asistidos por programas de ayuda con desplegables para escoger la opción adecuada. Esta fase de la catalogación incluye la asignación de una signatura topográfica.

     Posteriormente, se elabora una etiqueta de identificación con un extracto de la catalogación, destinada a la tapa de la caja.

     Finalmente, se procede a la signaturación física mediante una etiqueta dotada de código de barras, para un control más preciso y rápido de los movimientos del material de archivo. Tres etiquetas idénticas se sitúan en la tapa, en el costado de la lata y en la cola de la bobina.



5.3      Catalogación de las cintas de vídeo.

     Dado que los soportes electromagnéticos permiten la superposición de grabaciones, la catalogación se hace en tres fases, atendiendo la primera al «hardware» (tratamiento del material virgen), para continuar con la grabación que contiene la cinta y finalmente cerrar la operación con la asignación de una signatura topográfica propia de la videoteca que le corresponda, dentro de las que existen en el Grupo RTVE.

     El factor común de este proceso es el llamado número de producción de la cinta, que se crea en la fase de producción y se asigna a la cinta cuando ésta forma parte del «stock» de cintas vírgenes, y que le ha de acompañar durante toda su vida activa aunque cambie de localización física, se grabe una y otra vez sobre ella, o se le otorgue además una signatura topográfica. La consulta del número de producción permite conocer el historial de la cinta (altas de grabación, bajas, diversos movimientos).

               Fase 1: Alta de las cintas y sus datos técnicos.

               Fase 2: Alta de la grabación, con los datos de contenido y minutado recogidos en el Parte de Grabación (elaborado por un técnico responsable de la misma), del que se guarda copia en el interior de la caja.

               Fase 3: Asignación informática de signatura topográfica y etiquetado físico de la caja y de la cinta con código de barras.



     6.     Consulta de datos, análisis y difusión documental

6.1     Consulta de datos en GMS:

     Con los datos catalográficos introducidos, más la información actualizada con cada emisión, el sistema funciona como una base de datos y permite recuperar la información y consultar unos datos que aún no han sido procesados por los analistas de la Base Documental. De esta forma, es posible efectuar distintos tipos de búsqueda con distintos niveles de precisión. Ahora bien, es preciso tener en cuenta que la no utilización de lenguajes documentales en GMS limita la eficacia de los elementos de búsqueda, sobre todo en los campos de texto libre (Se muestran algunos ejemplos de consultas en las que se obtiene información no deseada; consultas precisas por soporte cine/vídeo, con información presentada en extractos; consultas por serie o contenido; consulta por signatura de cine con todos los datos catalográficos a la vista; consulta de grabaciones de una cinta de vídeo por signatura o nº de producción; y una consulta de los datos de la emisión por programas, fechas o nº de cinta).



6.2     Análisis documental:

     En esta fase se completa la catalogación del documento. Los datos catalográficos, una vez adaptados a lenguajes documentales, son incluidos en un nuevo registro y entran a formar parte de la base de datos documental. Esta adaptación no implica la migración de los datos, que pueden seguir siendo consultados en GMS.

     Desde su creación en 1981, el Centro de Documentación ha trabajado con varias bases de datos documentales:

      Stairs, de IBM (1981-85).
Mistral, de Bull (1985-94).
Sirtex (Sistema Integrado de Recuperación Textual, de Software AG), implantado en RTVE en 1994 y actualmente presente en otras empresas y organismos de la administración pública como la Biblioteca Nacional, el Ayuntamiento de Madrid, la Universidad de Barcelona, el Ministerio de Defensa, el Banco Exterior, la Agencia Española de Cooperación Internacional, y últimamente el Consejo Económico y Social. La versión de Sirtex para RTVE actualmente funciona con el sistema operativo Extra! de Attachmate.


     En esta fase del proceso documental se completa la catalogación con el visionado del documento, orientado a la confección de un registro o ficha de análisis documental del que poder recuperar sistemáticamente la información. En este registro, compuesto por 35 entradas o campos de información, se transcribe a lenguajes documentales, además de los datos catalográficos, otros datos relativos a la emisión, la producción, derechos, términos descriptores temáticos, geográficos, cronológicos y onomásticos, cuadros técnicos y/o artísticos, además de una detallada descripción del contenido; todo lo cual permite la consulta y recuperación de la información contenida en los documentos audiovisuales analizados. Esta base documental se somete a una actualización constante.

En 1999 fueron analizados con este sistema más de 14.000 documentos (7.000 emitidos durante el año, más otros 7.000 emitidos en años anteriores). Sólo una tercera parte de ellos fueron reposiciones.

     La visualización de una ficha nos muestra el reflejo de los datos catalográficos en la base de datos documental Sirtex.



6.3     Recuperación de datos y Difusión

     La consulta del usuario se dirige al departamento de difusión, en donde los recuperadores efectúan las búsquedas pertinentes en las bases de datos y fuentes alternativas de información, elaborando listados y catálogos con la información obtenida. Si la consulta va a generar un préstamo de material de archivo, se informa al usuario de la localización del mismo. Con esta información, el usuario ya puede solicitar el material al Archivo en calidad de préstamo.

     Para ello ha de cumplir con una serie de requisitos, recogidos en un formulario. Los datos del usuario quedan en un asiento informático para que sea posible llevar a cabo de forma adecuada la gestión y control del préstamo.

     Para dar una idea de la actividad de la difusión en el Centro de Documentación de RTVE, podemos examinar algunos de las cifras que arrojó el ejercicio 1999:

      10.798 consultas,
6.145 listados,
92.513 salidas de material de archivo en calidad de préstamo o de traslado, a un promedio de 400 salidas diarias.

Para terminar, sólo queda manifestar el orgullo que supone para los componentes del Centro el que nos haya sido confiada la conservación y recuperación, para nuestra memoria colectiva, de este gran legado histórico, que es patrimonio de todos y que se custodia en el Archivo del Centro de Documentación de RTVE: nada menos que la historia reciente de nuestro país plasmada en imágenes y testimonios.


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